GoodNotes・PDF Expert

【ファイルサイズの縮小方法】WordやPowerPointからPDFファイルを作るとき

2021年4月27日

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自分が作ったPDFファイルをウェブ上に公開するときに、ファイルのサイズが大きいと、

  • ダウンロードに時間がかかる
  • アプリで利用するときに、時間がかかる

というデメリットがあるため、

できるだけファイルのサイズが小さくなるようにしています

 

 この記事の内容
  • WordやPowerPointからPDFファイルを作るときにファイルの容量を小さくする方法

についてご紹介します。

 

やしゅ
自己紹介です。
  • iPadで手書きのメモ帳として、TPOにあわせていろんなテンプレートを使用しています。
  • iPadで自作の手帳(スケジュール帳)を利用しています。

 

iPadのGoodNotesのテンプレートとして使うために

過去の記事で、

を無料でダウンロードして使えるように公開しましたので、気になる方はご覧ください。

 

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やしゅ
これらのファイルをWordやPowerPointなどからPDFとして作るときにも、ファイルの大きさを縮小しました。

 

実際のところは自分でやってみて、

  • どれくらいファイルサイズが小さくなるか
  • ファイルの画像解像度がどれくらい粗くなるか

などを

  • trial-and-errorで
  • ファイルサイズの大きさとファイルの質のバランス

をみながらあれこれ調整するしかありません。

 

WordやPowerPointで縮小する

 

やしゅ
日常でよく使うソフトですし、標準機能として備わっている機能を使った簡単な方法です。

 

Wordファイル、PowerPointファイル等を圧縮してPDFファイルとして保存できます

 

ここでは、Wordファイルを圧縮して保存する方法をご紹介します。

* PowerPointでも同じ手順です。

 

Wordでファイルを圧縮して保存する方法

 

圧縮したいWordファイルを開いて、左上にある「ファイル」をクリックします。

 

左のメニューのカラムの「エクスポート」→「PDF/XPS ドキュメントの作成」→「PDF/XPS の作成」をクリック

 

最適化の項目の「最小サイズ(オンライン発行)(M)」にチェック → 「発行」をクリック

 

とすることで、最適化されたPDFが出来上がります。

 

どれくらいファイルサイズが縮小されるか

 

ちなみにこの例では、「メモの魔力ノート.docx」というファイルを最適化したPDFとして保存しました。

 

ファイルサイズは

  • もともとの「メモの魔力ノート.docx」・・・18.6 KB

 

これをpdfとして保存すると、

  • 「メモの魔魔力ノート.pdf」・・・75.0 KB

とpdfにするともとのファイルよりもサイズが大きくなりました。

でも、最適化しなければ、86.6 KBです。

 

やしゅ
約13%だけファイルサイズが小さくなりました。

 

今回の例ではファイルのサイズが小さかったために、最適化してもあまり小さくなっていません。

特に、画像を使っているようなWordファイル、PowerPointファイルのときには、小さな差でも大きな違いになります。

 

その他

 

  • 有名で定評があるAdobe Acrobatを使うことができれば一番いいと思います。

でも、定期的にコストがかかるために、日常でよく使わなければコスパが悪いです。

 

そんなときには

  • インターネット上でたくさんの公開されているフリーソフト
  • Adobe Acrobatよりもより簡単な機能がついている買い切りソフト

を利用します。

 

私の場合にはそれほど頻回に使いませんので、

  • フリーソフトのPrimoPDF
  • ScanSnapに付属してくるKofax power PDF standard

をよく使っています。

 

PrimoPDF

 

やしゅ
WordなどのファイルをPDFファイルに変換する(印刷する)PrimoPDFというソフトを長年使用しています。

 

印刷するときに、プリンターの代わりにPrimoPDFで印刷するように選ぶことでPDFファイルとして出力されます。

 

そのPrimoPDFの印刷設定→レイアウト→詳細設定→印刷品質

で、

72dpi~4000dpiで設定できますので、画質の粗さを確認しながら画質とファイルサイズのバランスを取りながら調整します。

 

Kofax power PDF standard

 

ScanSnapのiX1500やiX1600を持っている方は、Kofax power PDF standardというAdobe Acrobatに似ているソフトが無料でついてきます

PDFで普段使うような簡単な編集なら、このソフトで十分に対応できます。

 

やしゅ
ScanSnapを持っている方は一度試してみてください。

 

さいごに

 

主にWordからPDFファイルを作るときに、ファイルの容量を小さくする方法についてご紹介しました。

  • PowerPointでも同じ方法することができます。
  • 普段よく使うWordやPowerPointで簡単にできる方法です。

 

その他にもいろんな方法がありますので、実際に自分が持っているファイルがどれくらい小さくなるか試してみるのをおすすめします。

 

どちらにしてもファイルの大きさを小さくすると、画像が圧縮されることが多いため、

  • 自分が圧縮したいファイルの内容に応じて
  • 作りたいファイルでの画像の質を確認しながら

実際に設定をあれこれ試してみる必要があります。

 

やしゅ
WordやPDFファイルをPDFにして、友達や同僚に送ったり、ウェブ上で公開するときには、今回のファイルサイズを縮小する方法をぜひ試してみてください。

 

今回の記事が、みなさんに少しでもお役に立てるとうれしいです。

 

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