コラム

【即レスは仕事ができる条件】あえてメールに即レスしない

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わたしが知っているほとんどの上司はメールの返信が早いです。

 

返信が早いのは、「仕事ができる人物」であるために必要な条件だと思っています。

メールなどの連絡には即レスすることは、一般的には自分にとっても、そして相手にとってもメリットが多いですから。

  • 即レスすると、タスクが自分から相手に渡されるため、自分のタスクがたまらなくて気が楽。
  • 相手にとっても、返信が早いと作業が進むのが早くなる。

 

 

上司といえば、だいたいは管理職のためデスクやPCのそばにいることが多いし、それなら返信が早いのもうなずけます。

 

やしゅ
メールなどでの依頼を割り振りしたり、判断することが上司の仕事ですから。

 

 

 

ところがわたしたちがマネをして、メールの返信を早くしようと思うと話は違います

仕事ができるようになりたいと思って、普段の仕事に加えて、メールの着信を何度も確認するか、メールの着信をスマホでもわかるようにするかということになります。

これで常に新しい連絡を知ることができるようになります。

 

その反面、「常に」メールの着信に気を払うことになります。

  • 集中して仕事に取り掛かっているとき、何かに取り組んでいるときに、そして「いつの間にか自宅にいるときにも気を払う羽目に。
  • メールの着信を知ると、そこでその作業が中断します。
  • そのうちプライベートの時間も仕事のことを考えざるを得ない状態になっている方も見かけます。

 

やしゅ
この作業が日常的に、「自動的に」(いつの間にか)行われます。

 

中断してもメールの内容をチェックした後に、再度取り組めばいいじゃないかと思うかもしれません。

単純作業ならまだしも、あれこれ考えているときには最悪です。

  • 考えがストップすると、次に再度考えるときには、単純作業以上に手間や時間がかかってしまいます。
  • 一からやり直しになることもあります。

 

 

やしゅ
ましてやそれが頻回に起こるならなおさらです。

 

つまり即レスを追求しようとすることで、わたしたちは知らないうちにそれなりの時間や手間を捻出しています

 

 

メールなどの連絡に即レスするかどうかは、自分の考え次第

 

わたしは

  • メールは基本的に1日1~2回しかチェックしない
  • LINEは基本使わない

ことにしました。

 

というのは、

なんとなくメール中心の生活を避けるため

そしてスマホで自動通知のシステムを極力減らすことで、「いまスマホをチェックするか、しないか」と自分の意志力で判断したくないからです。

そうして自分自身の時間を確保したいから。

 

 

お互いによく知っている人であれば、その程度の返信で満足してくれるはずです。

 

やしゅ
わたしの習性をしっていますから。

 

もし本当に急ぐときには電話なり直接会うなり、別の手段を考えてくれます。

 

みなさんはどのように、メールと付き合いますか

 

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