【ScanSnapで書類の捨て活】不要でノイズになった書類を整理整頓

やしゅ

身の回りに紙の書類がたくさんあると、モヤモヤした気持ちになりませんか？

ペーパーレスという言葉をよく耳にしますが、それでも紙の書類は仕事や普段の生活の中でいまだに大活躍しています。

紙の書類は配布しやすいし、どこでも誰でも見やすいメリットがありますが、気づくと使い終わった書類が部屋の中や机の周りにたくさんあって、収拾がつかなくなりがち。

やしゅ

かといってポイと捨ててしまうと、あとで必要になったら困りますよね。

そんな時には紙で使うべき時はしっかり紙の状態で使って、そのあとはScanSnapでデジタル化して、紙の書類はゴミ箱へ捨てましょう。

やしゅ

自己紹介です

わたしは「本」の捨て活を済ませました。ところが本と違って、紙の書類は次から次に自分のところにやってきます。

やしゅ

紙の書類の捨て活に取り組んで快適な環境を取り戻したい

紙の書類の整理整頓に取り組み中

「本」の捨て活を2018年から約3年間にわたって、すでに取り組んで終了しました。

• 500～600冊の本や雑誌をデジタル化してiPadで管理しています。
• 自宅に約50冊の本を管理するのみとなりました。

今度は、残っている紙の書類の整理整頓に取り組み中です。

やしゅ

この記事ではわたしが大量に紙の書類を利用する場面の1つの「論文を書く時の紙の書類の管理法」をご紹介します。

論文以外でも紙の書類の管理は同じです。

利用するときは紙媒体で論文の管理

仕事で研究したり論文を書く時に、50～60個以上の論文を参考にします。

PDFファイルとして参考文献をゲットしても、一度印刷します。

やしゅ

無駄なことをなぜ？と思いますよね。

その理由は

という時には、デジタルで論文を管理するよりも、紙媒体で利用したほうが便利ですし、一番のメリットは時間の節約になるからです。

そのためわたしは研究したり論文を書く時には、紙媒体で管理しています。

論文を書き終わったら

論文を書き終わったり、使わなくなったら、紙媒体の論文は念のためにScanSnapでスキャンしてPDFファイルにして、紙の論文は捨てています。

やしゅ

論文自体はバサッと捨てます。

ところが、後になって、研究会や会議などで発表するときに、捨ててしまった論文を再度読みたいなと思うことがあります。

PDFから再度印刷して、線を引いたり書き込んだりしていない論文を再び最初から読むのは、時間の浪費感がハンパない

そのため、以前に書き込んだり、線を引いていた論文をスキャンしておいたPDFファイルを見返します。

• 以前の書き込み箇所や線を引いた大事なところを中心に読めばいいため、時間の節約になり、かつ理解しやすいんです。

それ以外の紙の書類もそのプロジェクトが終わったらスキャンして捨てる

それ以外にも、職場でのプロジェクトの資料、委員の一人として参加している自治会の会議資料なども、ひと段落して使わなくなったら、念のためにスキャンしてPDF化し、資料自体は捨てています。

もちろん使っている間は、紙の書類としてクリアファイルにひとまとめにして本棚やボックスの中で管理します。

紙は、デジタル化した現代でも便利なツール

やしゅ

今やペーパーレスの時代。

と言ってもいまだに郵便ポストにはたくさんの書類が届きます。職場や自治体からも紙媒体の書類が配布されます。

なんといっても多くの人に情報を共有したり、複数の書類を比較したり、頻繁に複数のページを確認するときには、紙媒体の方が便利な場面が依然としてあるのは確かです。

やしゅ

デジタルと紙媒体での書類の管理には互いにメリット・デメリットがあります。

デジタル管理

紙媒体での管理

デジタルのみで管理しようとしても、難しかったり、逆に不便になることさえある。

だからデジタルにこだわらずに、デジタルと紙媒体での活用は実用性重視でいいとこどりをするのが本来の使い方だと思っています。

紙媒体の書類の多くは、一時的にしか活用しない

紙媒体の中には、

など、紙媒体で保存するべきものがあるのは確かです。

やしゅ

これらはきちんと書類として保管すべき。

でも多くの書類は、一次的に利用したり、目を通すともはや利用しないものがほとんど。

つまり日常のほとんどの書類は一時的に活用するけれども、そののちには活用しなくなることがとても多いのです。

そんな中には、念のために、いつか見るだろうと思って、保管しておくものが意外と多いです。

この「念のために」という考えが落とし穴で、不要な書類をため込む原因となります。

こんな時には、スキャンして紙自体は捨てる方法が、とってもオススメです。

やしゅ

もちろん今後もう使わなない書類はそのまま捨てます。

紙を捨てて、

できる上に、

後になって不要と思っていた必要になることが（本当に）まれにありますが、その時にもスキャンした中から検索して探し出すため、書類を捨ててしまって困るかもという心理的な不安を解決できます。

活用しない紙の書類は、もはやノイズ

ため込んで活用していない紙の書類はノイズに変身。

• 整理されていない紙（たくさんのノイズ）の中に、必要なものが紛れてしまって、見つからなくなるからです。

ノイズになってしまった書類は、その中から目的の書類を見つけ出すのも大変だし、もはや見ることさえしなくなっているかもしれません。

そんな時にすべきことは、ノイズの除去。

やしゅ

自分の部屋や机の周りにノイズはありませんか？

やしゅ

自分が聴いている音楽や見ている映像にノイズが入っていたら、ノイズが気になって取り除きたくなりませんか？

そんな時には、紙媒体の書類は必要最低限で、使っている・すぐに使う予定の書類を残して、残りはデジタル化して万が一の時に見つけ出せるようにしておくと安心です。

さいごに

という、紙の書類のマネージメントについてご紹介しました。

紙の書類は今でも立派に便利な存在です。

便利なところはしっかり利用しつつ、デジタル管理も取り入れて、身の回りを快適な環境にしたいですね。

書類整理にはScanSnapは必需品です。わたしはすでに3代目のScanSnapを利用中です。毎日の書類をスムーズに整理するためには、ScanSnapに投資するお金以上のメリットがあります。

ScanSnapはふるさと納税の返礼品でもゲットできます（わたしもふるさと納税でいただきました）。