【捨て活で部屋をすっきり】書類を捨てる儀式【ScanSnap iX1600】

• PCを介さず内容を確認できる
• 紙の書類の方が安心できる
• PCを使う人・使わない人にも情報伝達しやすい

書類の山を築かないようにScanSnap iX1600を使って

• 受け取った書類を増やさずに捨てやすくする方法

• 迷わず「全部」スキャン
• スキャンしたあとに、必要なものは紙としても一時的に使う

紙や印刷を発明した人は偉大ですね。

• 紀元105年に中国人の蔡倫（さいりん）が紙を実用化
• 1450年ごろにドイツ人のグーテンベルクが活版印刷技術を発明

• わたしの職場では紙の書類でお知らせ一人ひとりに届きます。
• 役場や外部の職場との用紙のやり取りもコピー機についているFAX機能が多用されています。

• 書類を机の上に積み重ねると、どこにどの書類があるか分かりません。

• 書類を受け取ったときに内容を確認
• 捨てるときに捨ててもいい書類かもう一度確認

• 書類の山
• 時間の無駄

• 職場
• 自宅

• 職場には型落ちのScanSnap iX500
• 自宅にはふるさと納税の返礼品としていただいたScanSnap iX1600

• 受け取った書類は全部、まずScanSnapに書類をセットして読み込みます。
• ScanSnapを通過させるという儀式を行います。

• PDFはScanSnapのアプリがある程度自動で名前を付けてくれますので、あまり考えずにそのまま保存。
• 特に大事そうな（あとから見返す可能性が高い）書類にはきちんと名前をつけて保存。

• これで書類は念のためにPCに保管されます。
• もとの紙の書類はたとえ捨ててしまっても、データはPDFとしてPＣの中にあります。
• OCR付きのPDFになっていますので、いざとなればキーワードで検索すると簡単に抽出できます。

• スキャンした紙の書類は使わない場合には、ゴミ箱へ
• 使うと思ったら1冊の2穴リングファイルに、いったんはさみます。

• スキャンしたPDFファイル
• または書類の内容を簡単にまとめたメモにまとめて

出かけ先外勤先でもどこでも参照できるようにします（2穴リングファイルがなくても参照できるようにします）。

• 紙の書類のいいところは一覧性です。

• ただし紙媒体のデメリットは持ち運びが不便でスペースをとること。
• ため続けるとどんどん溜まってしまいます。

• ScanSnapで作ったPDF

または

• 自分でまとめたメモ

• 書類の山ができるのを防ぎ部屋がスマートに
• とりあえず何も考えずにScanSnapに書類を通してスキャンしてしまうことで、捨てる・捨てないを決めるハードルを下げる。
• もらった書類は捨てても問題ないことがほとんどですが万一後で必要になったときにも、PCの中を検索すればいいです。

• ScanSnapはボタン一つといっても、その手間はかかります。

• この書類はスキャンしよう
• この書類はどうしよう・・・

• 必ずスキャンするようにすれば、悩むよりも時間の節約になるかもしれません。
• それに脳に捨てるか捨てないか悩むという負荷をかける必要もありません。

• 豪邸に住んでいるわけでもないですし、紙の書類の山を作らないようにしたいですね。

• 部屋をスマートにする
• 悩まずに紙の書類を捨てる

• 当面使うようならしばらく紙としてまとめてとっておく。
• 使わなくなったら捨てる。
• ずっと使うなら、iPadやスマホにPDFを保存。