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【捨て活で部屋をすっきり】書類を捨てる儀式【ScanSnap iX1600】

2021年7月7日

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ペーパーレスの時代と言いながら、紙の書類は

  • PCを介さず内容を確認できる
  • 紙の書類の方が安心できる
  • PCを使う人・使わない人にも情報伝達しやすい

ためか、日常でよく利用されています。

 

やしゅ
ちょっと油断すると机の上には書類の山です。

 

 この記事の内容

書類の山を築かないようにScanSnap iX1600を使って

  • 受け取った書類を増やさずに捨てやすくする方法

をご紹介します。

 

やしゅ
そんなことは知ってるよ」 と思われる方も多いと思います。

 

  • 迷わず「全部」スキャン
  • スキャンしたあとに、必要なものは紙としても一時的に使う

ということが、モノを捨てるときに心理的な負担を減らすコツです。

 

いざというときにもPCからPDFとして書類を探し出せます。

 

やしゅ
この方法を使うと、書類の山からさようならです。

 

いまだに紙が大活躍

 

紙や印刷を発明した人は偉大ですね。

 

  • 紀元105年に中国人の蔡倫(さいりん)が紙を実用化
  • 1450年ごろにドイツ人のグーテンベルクが活版印刷技術を発明

したそうです。

 

昔からそして今も、今後も世の中から消えてしまうこともなさそうです。

 

最近は、ペーパーレスの時代と言いながら

  • わたしの職場では紙の書類でお知らせ一人ひとりに届きます。
  • 役場や外部の職場との用紙のやり取りもコピー機についているFAX機能が多用されています。

 

書類がたくさんあると大事な書類・データがどこにあるかわからない

 

  • 書類を机の上に積み重ねると、どこにどの書類があるか分かりません。

 

やしゅ
また油断していたら、あっという間に職場の机には書類の山。

 

いつかはその書類の山を片付けないといけませんが、

  • 書類を受け取ったときに内容を確認
  • 捨てるときに捨ててもいい書類かもう一度確認

と、2度手間になり時間を無駄に消費してしまいます。

 

時間の無駄です。

 

やしゅ
かといって捨ててしまってあとから後悔するのは嫌ですね。

 

ScanSnapは救世主

 

 

  • 書類の山
  • 時間の無駄

を防ぐために、ScanSnapをよく利用しています

 

  • 職場
  • 自宅

にScanSnapを1台ずつ置いています。

 

  • 職場には型落ちのScanSnap iX500
  • 自宅にはふるさと納税の返礼品としていただいたScanSnap iX1600

です。

 

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受け取った書類を捨てる儀式

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  • 受け取った書類は全部、まずScanSnapに書類をセットして読み込みます。
  • ScanSnapを通過させるという儀式を行います。

 

机の上に積み重ねずに(またはその日のうちに)ScanSnapにセットしてOCR付きのPDF化します。

  • スキャンしようかしないでおこうかと考えずに、ScanSnapで読み込むのがコツです。
  • 考えると、そこで脳に負担になりますから。

 

  • PDFはScanSnapのアプリがある程度自動で名前を付けてくれますので、あまり考えずにそのまま保存。
  • 特に大事そうな(あとから見返す可能性が高い)書類にはきちんと名前をつけて保存。

をしています。

 

  • これで書類は念のためにPCに保管されます。
  • もとの紙の書類はたとえ捨ててしまっても、データはPDFとしてPCの中にあります。
  • OCR付きのPDFになっていますので、いざとなればキーワードで検索すると簡単に抽出できます。

 

スキャンした紙の書類を捨てるか保存するか

 

  • スキャンした紙の書類は使わない場合には、ゴミ箱
  • 使うと思ったら1冊の2穴リングファイルに、いったんはさみます

 

しばらく2穴リングファイルに綴じて、

  • 後で、やっぱり使わない・もう使わない書類だなと思えば、2穴ファイルからどんどん外して捨てます

 

普段使う・よく参照する書類なら、スマホやiPadに保存してこれから活用

  • スキャンしたPDFファイル
  • または書類の内容を簡単にまとめたメモにまとめて

出かけ先外勤先でもどこでも参照できるようにします(2穴リングファイルがなくても参照できるようにします)。

 

紙の便利さ:一覧性

 

  • 紙の書類のいいところ一覧性です。

 

書類をあちこち行き来してみるときには時間の節約にもなります。

 

そのためスキャンしたあとも当面(一時的に)使う書類は2穴リングファイルに綴じます。

 

  • ただし紙媒体のデメリットは持ち運びが不便でスペースをとること。
  • ため続けるとどんどん溜まってしまいます。

 

今後も頻繁に参照すると思った書類は、

  • ScanSnapで作ったPDF

または

  • 自分でまとめたメモ

として、スマホやiPadに入れて持ち運びます。

 

やしゅ
スマホはいつも持っているため、どこでもスマホ1つで情報を確認できるようにしています。

 

メリット

 

  • 書類の山ができるのを防ぎ部屋がスマート
  • とりあえず何も考えずにScanSnapに書類を通してスキャンしてしまうことで、捨てる・捨てないを決めるハードルを下げる
  • もらった書類は捨てても問題ないことがほとんどですが万一後で必要になったときにも、PCの中を検索すればいいです。

 

やしゅ
部屋の中にはもっと他の好きなものをおいておいたほうが良いですよ。

 

ScanSnapはボタン一つでスキャンしてくれます。

  • そのちょっとした手間は必要ですが、あとはスマートに紙の書類を管理できます。

 

たくさんの書類が机の上に山積みになってしまう方にはとてもおすすめです。

 

デメリット

 

  • ScanSnapはボタン一つといっても、その手間はかかります

 

それでも

  • この書類はスキャンしよう
  • この書類はどうしよう・・・

と悩む必要ありません。

 

  • 必ずスキャンするようにすれば、悩むよりも時間の節約になるかもしれません。
  • それに脳に捨てるか捨てないか悩むという負荷をかける必要もありません。

 

さいごに

 

  • 豪邸に住んでいるわけでもないですし、紙の書類の山を作らないようにしたいですね。

 

  • 部屋をスマートにする
  • 悩まずに紙の書類を捨てる

ためには、

 

紙の書類をもらったら迷わずにScanSnapというゲートを一度くぐらせると、紙の書類を捨てやすくなります。

  • 当面使うようならしばらく紙としてまとめてとっておく。
  • 使わなくなったら捨てる。
  • ずっと使うなら、iPadやスマホにPDFを保存。

 

やしゅ
必要な書類を活用しながら、しっかり部屋をスマートに保ちましょう!

 

この記事がみなさんに少しでもお役に立てるとうれしいです。

 

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