ScanSnapでスキャンしたファイル名は、スキャンソフトに適当につけてもらう

ScanSnapで書類をスキャンすると出来上がるPDFファイルにみなさんは名前を付けていますか？

やしゅ

わたしはScanSnapで身の回りの日常の書類を、スキャンして捨てています。

ScanSnapのスキャンソフトがある程度、スキャンした書類の文字を抜き出して自動でファイル名を付けてくれます。

でもまだまだ、その精度は低いため誤りが多いのが現状です。

という、わたしが最近時間節約のために行っている方法をご紹介します。

やしゅ

自己紹介です

もちろんケースバイケースですし、人それぞれの使い方や信念で、ファイル名を付けるかつけないか決めるべきです。

でもわたしと同じように、「念のために多くの書類をスキャンしておき、取り敢えずかさばる書類を捨てたい」というScanSnapの使い方をしている方には特に、今回の記事がお役に立てるのではないかと思っています。

ScanSnapでスキャンしたファイル名は、基本的にソフトが自動でつける名前でOK

わたしは日常生活で毎日現れる書類に対して、

という方法で、スキャンしたファイルを管理しています。

後日ファイルを見返すことが「はっきり」している場合の例としては、

という場合です。

半年後に、前回の報告書を見ながら新しい報告書を記載することになります。

そんな時には、あらかじめファイルに名前を付けておくと、探す手間が省けます。

ここで注意すべき点は、あれもこれも後で見るかもしれないと思って名前を付けてしまわないこと。

やしゅ

繰り返しますが、「必ず後日に見返すファイル」のみきちんと名前を付けます。

そのようなファイルの頻度は、個人差があると思いますが、わたしの場合は1％未満です。

反対に、ファイル名を自分でつけたほうがいい場合

やしゅ

反対に自分でファイルの名前を付けた方がいいときはこんな時です。

という場合には、ファイル名を自分でつけるメリットが大きいと思っています。

やしゅ

なんといっても、ファイルを整理整頓して管理できますから。

ファイル名を自分でつけるとどれくらいの時間がかかるか

スキャンしたファイルの数が少なければ問題ありませんが、

例えば1日に10個の書類をスキャンする場合には、ファイルの名前を付けるのに1個1分として10分かかります。

これほど時間があれば、こんな単純作業ではなく、もっと有意義なことに時間を使いたいですね。

総合的には、

の両者のバランスの問題ですね。

どちらの方が時間のロスが少ないかという。

書類を減らしてすっきりさせよう

ペーパーレスの時代といっても、いまだにたくさんの紙の書類が作られています。

どうしても必要なものは紙で保存するにしても、それはごく一部です。

それ以外のものは、ScanSnapでスキャンして紙を処分してしまいましょう。

やしゅ

すっきりしますし、いざとなったらPCやiPadに保存しているファイルを見ることができますから。

さいごに

という、わたしが最近時間節約のために行っている方法をご紹介しました。

ScanSnapはふるさと納税の返礼品としてもらうこともできます。

それに何といっても、書類にあふれる日常生活をスマートにするためには、本当に投資効率が高いツールです。

やしゅ

わたしはかれこれ3台使ってきました。

自宅と職場に置いています。

1台はふるさと納税で新しい型を返礼品としてもらいました。